Top 7-punten die elk intranet moet hebben

Intranet.png


Elke organisatie is uniek. Toch hebben organisaties vaak dezelfde behoeftes. Mocht u per ongeluk hier terecht zijn gekomen: een intranet is een besloten, lokaal communicatienetwerk met verschillende doeleindenWij hebben de afgelopen jaren verschillende intranetten ingericht en onze klanten stellen grotendeels dezelfde vragen.

  • Ik wil dat ons intranet alle benodigde informatie voor onze medewerkers bezit.
  • Wij willen met het intranet tijd besparen.
  • Wij willen verschillende processen automatiseren.
  • We willen dat onze werknemers zelf informatie kunnen raadplegen.
  • Wij willen structuur in intranet

Een intranet heeft voor elke organisatie een andere betekenis, maar er zijn een aantal functionaliteiten en kenmerken waar alle organisaties graag over beschikken. 

1. Een overzichtelijk, functioneel en makkelijk te gebruiken design

Laten we eerlijk zijn. Als het ontwerp niet klopt of de werknemers vinden het niet leuk, dan zullen ze het intranet ook niet gaan gebruiken. Dat is zonde want het doel van intranet is dat de werknemers het omarmen en het helpt bij hun dagelijkse werkzaamheden. Blijf bij uw huisstijl, raadpleeg een consultant en zorg voor kenmerken die de werknemers herkennen. Wat vandaag de dag ook belangrijk is, is dat het ontwerp geschikt is voor verschillende schermgroottes en meerdere apparaten. 

 

intranet-templates.png

2. Smoelenboek

De lijst met werknemers kunt u zo uitgebreid maken als u zelf wilt. Sommige organisaties willen alleen een naam, telefoonnummer en e-mailadres voor elke medewerker, terwijl andere organisaties ervoor kiezen om een foto, de afdeling en rol/functie toe te voegen. Hoe meer informatie u verstrekt, hoe meer mensen het smoelenboek gebruiken.

3. Kalender

Een goede strategie om werknemers op het intranet te krijgen, is door het plaatsen van aantrekkelijke informatie. Een vakantie- en/of verjaardagskalender kan daarbij helpen. Door gebruik te maken van een gedeelde agenda of zelfs een sociaal netwerk voor verschillende communicatie, kunt u de hoeveelheid e-mails verminderen die elke maand wordt verstuurd (inclusief de beruchte ‘Aan allen e-mails’ die we allemaal haten).

4. Documentenopslag

Het opslaan van documenten is één van de belangrijkste functionaliteiten van het intranet. Dit heeft meerdere doeleinden. Als u documenten op intranet opslaat, kunnen medewerkers op elk gewenst moment de recentste documenten raadplegen door te zoeken op een specifiek onderwerp. Ten tweede kunt u automatisch herinneringen sturen voor documenten die elk jaar bijgewerkt dienen te worden. Dat kan erg belangrijk zijn voor een audit of voor uw bedrijfspolicy. U kunt ook een retentiebeleid vastleggen, zoals een vervaldatum van zeven jaar voor documenten. Tevens kunt u verschillende rechten beheren, zodat niet alle werknemers het document kunnen wijzigen of verwijderen. U zorgt ervoor dat de recentste versie van het document de enige versie is die gepubliceerd is. Tot slot: zorg wel dat er een duidelijke structuur in uw intranet zit, zodat het overzichtelijk blijft.

5. Zelfservice-formulieren

Om te zorgen dat medewerkers het intranet bezoeken, kunt u er verschillende formulieren op plaatsen waar zij baat bij hebben. Daarnaast bespaart het de administratie veel werk. Voorbeelden van deze formulieren zijn:

  • Vakantieaanvragen
  • Declaratieformulieren
  • Aankoopverzoeken
  • Rittenregistraties

6. Zoekfunctie

Als mensen de juiste informatie niet binnen twee zoekpogingen kunnen vinden, raken ze al gauw gefrustreerd. Een handige zoekfunctie kan uitkomst bieden bij het implementeren van een intranetsite. Content- en metagegevens zoeken en filteren op datum en documenttype zijn zeer belangrijk, omdat ze de gebruikers de mogelijkheid bieden om een bepaald document bijna direct te identificeren.

7. Kies voor een geïntegreerde oplossing

Veel organisaties kennen de kracht niet van een alles-in-een-oplossing, dus kopen ze licenties en andere softwarepakketten om taken te verrichten die echter óók kunnen worden gedaan door een geïntegreerde oplossing. Veel intranetplatforms, zoals SharePoint van het Office 365-platform, bieden een workflow engine aan om meerdere bedrijfsprocessen te automatiseren: zonder dat u extra software nodig heeft!

Conclusie

Een intranetstrategie ontwikkelen kan een beetje overweldigend zijn. Als u er met uw team aan werkt, vergeet dan niet dat een plan en goede voorbereiding het belangrijkste zijn. Als u geen goed plan heeft, zal uw intranetstrategie falen en heeft deze niet de impact die u ervan verwacht. Mocht u hier hulp bij nodig hebben, dan kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen. Wij hebben verschillende intranetten ontwikkeld en demonstreren deze graag bij u op kantoor in een Klant Inspiratie Samenwerking Sessie.

Over Ons

Wij zijn dé ICT-professionals die nooit slapen, 24/7 de vinger aan uw bedrijfspols houden en anticiperen op potentiële risico’s. Vanuit ons Office Extensions Centre zorgen we dat uw informatie en communicatie-technologie voor u werkt, toegankelijk is en up-to-date blijft. Vlekkeloos. En altijd.